International Council of Onomastic Sciences
Newsletter 11
This Newsletter will shortly also be accessible through the web-site of ICOS, www.icosweb.net.
Contents
Foreword by the President .........................................................................................1
Minutes of the meeting of the Board held in Prague (Czech Republic), March 2004
English .................... 2 French.........................8 German....................................14
Agenda for the meeting of the Board to be held in Brighton (UK), April 2005.......20
Nomination forms for the next Board to serve from 2005 till 2008..........................21
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Foreword
In this Newsletter you find forms for the nomination of candidates for the next Board of Directors (2005–2008), which will be elected at the congress in Pisa later this summer. ICOS does not have any special nominating committee, instead all members are free to nominate candidates. This is an important task. Since ICOS is an international organization, it is desirable that the members of the Board represent different parts of the world and different language areas. It is also desirable that the members represent different branches of onomastics. Not least important is, of course, that the nominees are willing to take an active part in the Board’s work and participate fully in its meetings. So, I therefore seriously exhort all ICOS members to nominate candidates for the next Board.
The Terminology group, which was announced in Newsletter 10, has now been set up, and we hope to present some of the results at the congress in Pisa as well as a report from the Bibliography Group.
The ICOS web site (<www.icosweb.net>) has now successfully been transferred to the University of Sussex in England with the help of our secretary Richard Coates and one of his collaborators, Seongsook Choi. It has been substantially renewed and now contains a lot of useful information about ICOS, including many links of onomastic interest.
Mats Wahlberg
President
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International Council of Onomastic Sciences
Minutes of the Board meeting held at the Academy of Sciences of the Czech Republic, Czech Language Institute, Prague, 26-27 March 2004
Present: Pierre-Henri Billy, Dunja Brozović Rončević, Enzo Caffarelli (by invitation), Ana Cano González, Richard Coates (Secretary), Doreen Gerritzen (Editor of ONOMA), Albrecht Greule (Vice-President), Milan Harvalík, Katharina Leibring (by invitation), Martina Pitz (Assistant Secretary), Anna Rossebastiano, Grant Smith (Vice-President), Karina van Dalen-Oskam (Treasurer), Mats Wahlberg (President).
Martina Pitz and Albrecht Greule had encountered travelling difficulties and apologized for their late arrival at 1440 and 1500 respectively.
The meeting started at 1012 on 26 March.
1. The agenda was approved.
2. There were no apologies for absence.
Substantive business
3. ICOS Bibliography Group
Doreen Gerritzen, Chair of the group, reported that:
a meeting had taken place in Amsterdam on 17 October 2003, and that discussion of the structure of the proposed database had taken place there and been continued by email after the meeting. A written report is attached as appendix B.
a meeting had taken place in Prague on 25 March 2004 at which this discussion continued, and had been augmented by consideration of procedures for making entries in the database.
This project gains from being part of a larger project being conducted at NIWI, which is using the ICOS Bibliography project as a pilot; the ICOS project would be the first trial of the NIWI system. The initial trial would involve the Bibliography Group members (8 individuals), and the second phase would involve a group of 30-40 critical users. Those who had volunteered to collaborate with the Bibliography project as originally conceived, before it had effectively lapsed, would be contacted afresh to ascertain whether they still wished to participate in this second phase. The third phase would involve opening up the database so that all interested scholars could contribute bibliographical items through a panel of moderators.
Questions put to the Board for decision included:
how the keyword system and the slate of official languages should be managed;
The Board decided that titles of items in the database should obligatorily be translated into English and optionally into French and German.
whether a presentation of progress made by then should be made at ICOS-XXII;
The Board decided that a plenary session should be devoted to the project to emphasize its importance within the current mission of ICOS.
whether back issues of ONOMA to 1991 should be scanned for inclusion in the first phase of the database project.
The Board agreed to this.
There was extensive discussion following Doreen Gerritzen’s report, especially of the classification system proposed by the Bibliography Group. Opinions and proposals included the following:
that the classification system was too complex (PHB and some members of the Bibliography Group);
that language-names were best treated as keywords in the classification system (PHB);
that there was a disproportion between the systems proposed for anthroponymy and toponymy (PHB);
that a section devoted to literary onomastics ought to be retained for pragmatic if not philosophical reasons (PHB);
that there should be an official, publicly visible, list of keywords for contributors to select from, which would eventually form a closed set (PHB);
that contrary to the Board’s first opinion, the interfaces in the database required translations into French and German to be obligatory (DBR);
that the system should be constructed in such a way as to facilitate the automatic uploading of national bibliographies into the ICOS database (RC);
that there was an overriding need for the scheme to be easy to use and to be publicized to the maximum extent possible (KL, MW).
Doreen Gerritzen as Group chairperson would oversee the preparation of a new version of the proposal if relevant suggestions were made by Board members. [None had been by the time these minutes were finalized, RC.]
4. General announcements
The President announced upcoming meetings and congresses, circulars for which may in future appear on the ICOS web-site as well as in the Newsletter.
5. Minutes of the Board meeting held in Regensburg, Germany, 28-29 March 2003
These were approved with minor corrections, and have been circulated in Newsletter 10. They are attached as appendix A.
6. President’s report
The President had communicated congratulations to Gerhard Koß on the occasion of his 70th birthday on 10 December 2003.
7. Treasurer’s provisional report for 2003
It was proposed that in future the reports should be prepared on a calendar-yearly basis. After discussion, it was agreed that the report should fall due on 31 January of the year following the relevant calendar year.
The Treasurer presented an oral explanation of the items in the lists of transactions pending a formal written report to be presented at a later date by the financial department of KNAW.
Pierre-Henri Billy drew attention to the fact that there is no legally-sanctioned relationship between ICOS and KNAW. This could be a legal and organizational hazard. He proposed that any Treasurer’s report should be an internal ICOS document. This report, for the purposes of Swedish law, should be audited by two accountants; it is established that there is no need for separate independent auditors.
Consequent decisions:
It was agreed that no invoice should be included with future Newsletters, but that a registration form should. The Secretary should receive completed registration forms and inform the Treasurer of new members on a regular basis.
It was agreed to take no action to establish an Assistant Treasurership for North America, since there was no apparent interest there in paying dues indirectly where credit card facilities were available.
It was agreed that the mother-list of members should be the Secretary’s, and that the Secretary should be responsible for the distribution of ICOS “papers” according to this list.
8. Secretary’s report
There was no Secretary’s business that was not covered elsewhere on the agenda.
9. ICOS-XXI (2002)
The President reported orally on how the schedule and finance for the publication of the Proceedings were developing.
10. ICOS-XXII (2005)
Maria Giovanna Arcamone had communicated that, as of 01/03/2004, 450 potential participants had recorded an interest in attending the Pisa conference. The Board noted that this figure was similar to that for ICOS-XXI at a similar stage of planning, and that the eventual number of participants for ICOS-XXI had decreased from this total.
It was agreed that there should be two plenary sessions, one on a topic in Italian onomastics.
This led to discussion of the relationship between the local organization and the Board. The Board recommended that:
ICOS should be responsible for choosing the venue and for determining the agenda of the (obligatory) General Assembly;
local organizers may be responsible for deciding the topic of one plenary session and the choice of one additional official language.
11. Election Committee
An issue of the Newsletter containing forms for the nomination of members of the Board of Directors to serve from 2005 to 2008 will be produced well before the date of ICOS-XXII. The Board set up a committee to supervise the election, whose members will be: the Secretary (chair), the President, VP Smith, and Directors Ana Cano and Milan Harvalík. A polling form will be included with the second circular for ICOS-XXII.
12. ICOS-XXIII (2008)
Provisional bids to hold ICOS-XXIII had been received from Eastern Washington University, Spokane WA, USA, and from York University, Toronto, Canada. The provisional date is either week 2 or week 3 of August 2008.
The Board requested a dossier from VP Smith, the proponent of EWU, outlining the financial case for EWU and setting out a proposal involving York as a back-up in case the financial and practical arrangements for EWU proved unworkable.
The Board voiced its gratitude to Professor Sheila Embleton for offering York University as a failsafe, and the President undertook to communicate this to her.
There was a suggestion that, because of its regional significance in America, Spanish should be a fourth official language at ICOS-XXIII.
13. ICOS web-site
Some difficulty had arisen in finalizing the transfer of the web-site from Leuven to Sussex; in particular, it was not known at Leuven who retained managerial responsibility for it. Every effort would be made to get it closed down and a pointer to the Sussex site placed at the Leuven address. The practicalities of transfer had been completed, and the new web-site should go live in a relatively short space of time.
The Board agreed to make a gift of £200 to Seongsook Choi, Sussex, who had assisted the Secretary greatly during the lengthy process of trying to transfer and then decommission the Leuven site.
The meeting adjourned at 1540 and resumed at 1035 on 27 March 2003. During the adjournment, meetings of the Editorial Board of ONOMA and of the ICOS Terminology Group were held.
14. Membership
[Recap.; see point 7.] The mother-list should be that maintained by the Secretary, and updates will be sent at three-monthly intervals (or at such intervals as appeared necessary) to the Treasurer.
It was agreed not to set up a category of honorary members.
The Secretary was requested to bring ideas for a recruitment drive to the next meeting of the Board. Things that might serve as inducements include: the web-site, if developed in particular ways, e.g. by including a members-only corner (which might, for example, include the online Bibliography; this suggestion was rejected); ONOMA; a moderated listserv like that operated by the American Name Society; a Membership List available to all members (subject to legal requirements). The Board considered at this point the possibility of permitting business advertising on the web-site and of including pop-up reminders to members on various topics (e.g. to spread the word about ICOS to non-members).
Doreen Gerritzen presented a draft questionnaire to assist in the recruitment drive and to assist in more general factfinding about the wishes of ICOS members for the development of the Council’s public faces. Discussion followed, and some modifications and extensions were proposed. The revised version will in due course appear in the Newsletter (see 15. below for date).
The Secretary presented a paper about how societies might become affiliated to ICOS. The Board agreed that cash-free affiliation was the best model, and that affiliated societies might put information about themselves (including for instance their mission statement, constitution and rules) on the ICOS web-site, or have a link to their own if they have one.
15. Newsletters
It was agreed to continue publishing full minutes of Board meetings trilingually in the Newsletter.
It was agreed that adverts for conferences other than ICOS should contain the organizer’s name only and a reference to the conference web-site.
Newsletter 11 was scheduled for January 2005, and minutes for the current meeting, to be placed in NL 11, should be made ready by July 2004. [It would be realistic to allow this to slip by a few weeks. –RC]
16. Editorial Board of ONOMA
The Editor presented a report of the meeting on 26 March, which appears as appendix C to these minutes.
17. Terminology Group
Milan Harvalík presented a report of the meeting of the Terminology Group on 27 March, which appears as appendix D to these minutes.
18. Next meetings of the Board of Directors
A meeting was suggested in either Brighton or Amsterdam on 1-2 April 2005, and one in Pisa directly before ICOS-XXII on 28 August 2005. [Arrangements are being finalized for a meeting in Brighton, RC.]
19. Any other business
The Treasurer announced her intention to bring a paper to the next Board meeting about the Expenses Fund.
The Board formally agreed a payment to Seongsook Choi (see point 13.).
The Board expressed its gratitude to Milan Harvalík for the excellent arrangements for the meeting.
The meeting closed at 1230.
Richard Coates
Secretary The appendices are not reproduced here.
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International Council of Onomastic Sciences
Arbeitstreffen des Vorstandes an der Akademie der Wissenschaften der Tschechischen Republik, Institut für tschechische Sprache, Prag, 26.-27. 3. 2004
Anwesend: Pierre-Henri Billy, Dunja Brozović Rončević, Enzo Caffarelli (auf Einladung), Ana Cano González, Richard Coates (Schriftführer), Doreen Gerritzen (Herausgeberin der ONOMA), Albrecht Greule (Vizepräsident), Milan Harvalík, Katharina Leibring (auf Einladung), Martina Pitz (stellvertretende Schriftführerin), Anna Rossebastiano, Grant Smith (Vizepräsident), Karina van Dalem-Oksam (Schatzmeisterin), Mats Wahlberg (Präsident).
Auf Grund von Anreiseschwierigkeiten konnten Martina Pitz und Albrecht Greule erst ab 14.40 bzw. 15.00 Uhr am Treffen teilnehmen.
Beginn des Arbeitstreffens 26. 3. 2004, 10.12 Uhr.
1. Die Tagesordnung wird gebilligt.
2. Entschuldigungen wegen Abwesenheit liegen nicht vor.
Behandelte Sachfragen:
3. Bibliographische Arbeitsgruppe des ICOS:
Als Sprecherin der Gruppe berichtet Doreen Gerritzen:
Die Gruppe hat sich am 17. 10. 2003 in Amsterdam zu einer Arbeitssitzung getroffen, in deren Verlauf die einzurichtende Datenbank ausführlich diskutiert wurde. Die Überlegungen wurden nach Abschluss des Treffens durch E-Mail-Austausch fortgesetzt. Ein Informationsbericht wird als Anhang B beigegeben.
Ein weiteres Treffen fand am 25. 3. 2004 in Prag statt; dabei ging es insbesondere um Überlegungen zur Eingabe der Daten in die Datenbank.
Dem Bibliographie-Projekt des ICOS kommt zugute, dass es an ein größeres Unternehmen des NIWI angegliedert werden konnte, in dem es als Pilotprojekt fungiert. In einer ersten Probephase wird das am NIWI aufgebaute System zum erstenmal von den 8 Mitgliedern der bibliographischen Arbeitsgruppe getestet; in einer zweiten Phase sollen 30 – 40 weitere kritische Nutzer hinzukommen. Dabei ist an die Personengruppe gedacht, die sich vor längerer Zeit zu einer Zusammenarbeit mit dem ursprünglich geplanten, dann aber gescheiterten Bibliographieprojekt bereit erklärt hatte. Diese Gruppe soll nochmals kontaktiert und erneut um Mitarbeit gebeten werden. In einer dritten Phase soll die Datenbank schließlich allen interessierten Wissenschaftlern zugänglich gemacht werden, die dort mit Hilfe einer Eingabemaske bibliographische Einträge vornehmen können.
Folgende Fragen sind im Vorstand zu diskutieren:
Wie lässt sich das Schlagwortsystem und die Zuweisung zu den offiziellen ICOS-Sprachen sinnvoll gestalten?
Der Vorstand beschließt, dass bei Eingabe von bibliographischen Titeln in die Datenbank die Beigabe einer englischen Übersetzung verpflichtend sein soll; daneben werden Übersetzungen ins Französische und Deutsche empfohlen.
Soll auf dem 22. ICOS-Kongress ein Fortschrittsbericht gegeben werden?
Der Vorstand beschließt, dem Projekt eine Plenarsitzung einzuräumen, um seine Bedeutung im Rahmen der derzeitigen ICOS-Aktivitäten zu unterstreichen.
Sollen die Einträge aus ONOMA bis 1991 eingescannt werden, um sie in die erste Phase des Datenbank-Projekts einbeziehen zu können?
Der Vorstand stimmt dem zu.
Doreen Gerritzens Bericht wird intensiv diskutiert, vor allem im Hinblick auf das von der bibliographischen Arbeitsgruppe vorgeschlagene Ordnungssystem. Unter anderem werden folgende Meinungen vertreten (bzw. Vorschläge gemacht):
Das Ordnungssystem sei zu komplex (PHB und mehrere Mitglieder der bibliographischen Arbeitsgruppe);
Namen von Sprachen sollten im Ordnungssystem als Schlagwörter erscheinen (PHB);
Es bestehe ein Ungleichgewicht zwischen den für die Behandlung der Anthroponymie und der Toponymie vorgeschlagenen Systemen (PHB);
Aus pragmatischen wenn nicht aus wissenschaftlichen Gründen sollte die literarische Onomastik als eigene Rubrik erscheinen (PHB);
Den Nutzern müsse eine offiziell festgelegte, frei zugängliche Schlagwortliste zur Verfügung gestellten werden, am besten wohl in Form eines festen Satzes, aus dem ausgewählt werden solle (PHB);
Abweichend von der im Vorstand zunächst vertretenen Position seien Übersetzungen ins Französische und Deutsche auf den Masken der Datenbank wohl doch unumgänglich (DBR);
Das System müsse so angelegt sein, dass das automatische Überspielen von Nationalbibliographien in die ICOS-Datenbank gewährleistet sei (RC);
Das Schema müsse leicht handhabbar gestaltet werden und man müsse dafür so viel Werbung wie möglich machen (KL, MW).
Als Sprecherin der bibliographischen Arbeitsgruppe übernimmt Doreen Gerritzen die Überarbeitung der Vorschlagsliste, falls von Seiten des Vorstandes wichtige neue Vorschläge gemacht werden [zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Berichts ist dies nicht der Fall, R.C.].
4. Allgemeine Ankündigungen
Der Präsident kündigt künftige Tagungen und Kongresse an, zu denen die Einladungen in Zukunft auf der ICOS-Website und im Rundbrief erscheinen sollen.
5. Bericht über das Arbeitstreffen in Regensburg, Deutschland, 28.-29. 3. 2003
Dieser wird mit geringfügigen Änderungen gebilligt und ist im 10. Rundbrief verschickt worden. Er ist als Anhang A beigegeben.
6. Bericht des Präsidenten
Der Präsident teilt mit, dass er Gerhard Koss zur Vollendung seines 70. Geburtstags am 10. 12. 2003 Glückwünsche übermittelt habe.
7. Vorläufiger Bericht der Schatzmeisterin für 2003
Es wird vorgeschlagen, die Berichte vorläufig am Kalenderjahr zu orientieren. Nach entsprechender Diskussion wird beschlossen, dass der Bericht jeweils am 31. Januar des auf das Bezugsjahr folgenden Jahres vorgelegt werden solle.
Die Schatzmeisterin erläutert mündlich die einzelnen Punkte der Ein- und Ausgabenliste. Zu einem späteren Zeitpunkt soll ein endgültiger Bericht von der Finanzabteilung der KNAW vorgelegt werden.
Pierre-Henri Billy gibt zu bedenken, dass zwischen ICOS und der KNAW keine offiziell abgesicherte Verbindung besteht. Aus diesem Umstand könnten möglicherweise gesetzliche wie und organisatorische Risiken erwachsen. Er schlägt vor, die Berichte der Schatzmeisterin künftig als interne ICOS-Dokumente zu behandeln. Nach schwedischem Gesetz muss dieser der Kassenbericht von zwei Kassenprüfern begutachtet werden. Es wird festgestellt, dass keine Notwendigkeit besteht, dafür getrennte und unabhängige Gutachter heranzuziehen.
Daraus resultierende Beschlüsse:
Man kommt überein, künftigen Rundbriefen keine Zahlungsformulare mehr beizugeben, wohl aber Vordrucke für Beitrittserklärungen. Ausgefüllte Beitrittserklärungen sind an den Schriftführer weiterzuleiten; dieser informiert die Schatzmeisterin regelmäßig über Veränderungen des Mitgliederstandes.
Von der Möglichkeit, einen stellvertretenden Schatzmeister für Nordamerika zu benennen, wird abgesehen. Solange Beitragszahlungen problemlos über Kreditkarten zu leisten sind, besteht dazu keine unmittelbare Notwendigkeit.
Es wird festgehalten, dass die dem Schriftführer vorliegende Mitgliederliste verbindlich und dieser für die Verteilung von ICOS-Mitteilungen nach dieser Liste verantwortlich ist.
8. Bericht des Schriftführers
Der Schriftführer hat keine Mitteilungen außerhalb der sonstigen Tagesordnung zu machen.
9. ICOS XXI (2002)
Der Präsident informiert mündlich über den Stand der redaktionellen Arbeiten und der Finanzierung der Kongressakten.
10. ICOS XXII (2005)
Maria Giovanna Arcamone lässt mitteilen, dass bis zum 3. 1. 2004 450 potentielle Teilnehmer Interesse am Mitmachen am Kongress in Pisa bezeugt hätten. Die entspricht in etwa den Zahlen für ICOS XXI beim gleichen Planungsstand. Im Falle von ICOS XXI hatten sich die Teilnehmerzahlen zu einem späteren Zeitpunkt wieder reduziert.
Es wird beschlossen, zwei Plenarsitzungen vorzusehen, davon eine zur italienischen Onomastik.
Über Kontakte und Austausch zwischen der örtlichen Kongressleitung und dem Vorstand wird diskutiert. Der Vorstand empfiehlt:
Die Wahl des Ortes und die Festlegung der Tagungsordnung für die (obligatorische) Generalversammlung sollte in den Händen von ICOS liegen;
Die Wahl des Themas für eine Plenarsitzung und die Entscheidung für eine zusätzliche offizielle Kongress-Sprache sollte in den Händen der örtlichen Kongressleitung liegen.
11. Wahlkomitee
Eine Ausgabe des Rundbriefs mit Wahlzetteln für die Wahl des Vorstands für den Zeitraum 2005-2008 soll rechtzeitig vor dem XXII. ICOS-Kongress ausgegeben werden. Der Vorstand stellt dafür ein Wahlkomitee zusammen, dem der Schriftführer (federführend), der Präsident, Vizepräsident Smith sowie die Vorstandsmitglieder Ana Cano und Milan Harvalík angehören. Entsprechende Formulare werden dem 2. Rundbrief für ICOS XXII beigegeben.
12. ICOS 23 (2008)
Grundsätzliches Interesse an der Ausrichtung des XXIII. ICOS-Kongresses haben die Eastern Washington University, Spokane WA, USA, und die York University, Toronto, Canada bezeugt. Als vorläufiges Datum des Kongresses wird die 2. oder 3. Augustwoche des Jahres 2008 festgehalten. Der Vorstand bittet VP Smith, der die EWU als Veranstaltungsort ins Spiel gebracht hatte, Finanzierungsmöglichkeiten an der EWU zu sondieren und ein Vorschlagspapier auszuarbeiten, in dem für den Fall, dass sich der Ausrichtung an der EWU finanzielle und praktische Erwägungen in den Weg stellen, York als Alternativlösung weiterhin Berücksichtigung findet.
Im Namen des Vorstands wird der Präsident Prof. Sheila Embleton seine Dankbarkeit für ihr grundsätzliches Angebot, den Kongress an der York University auszurichten, zum Ausdruck bringen.
Auf Grund seiner regionalen Bedeutung in Amerika wird vorgeschlagen, Spanisch als vierte offizielle Kongress-Sprache für ICOS XXIII zuzulassen.
13. ICOS web-site
Bei der Überführung der web-site von Leuven nach Sussex haben sich eine Reihe von Schwierigkeiten ergeben. Insbesondere war in Leuven nicht mehr bekannt, in wessen Verantwortung die Betreuung der web-site lag. Es soll jede mögliche Anstrengung unternommen werden, diesen Vorgang abzuschließen. An der Leuvener Adresse wurde bereits ein Hinweis auf die web-site von Sussex angebracht. Die Vorarbeiten für den Transfer sind abgeschlossen; es ist zu hoffen, dass die neue web-site in Kürze vorliegt.
Der Vorstand beschließt, Frl. [jetzt Dr.] Seongsook Choi, der dem Schriftführer in Sussex bei der Durchführung dieser Arbeiten über einen längeren Zeitraum mit Rat und Tat zur Seite gestanden hat, ein Geldgeschenk von 200 £ zu machen.
Das Arbeitstreffen wird um 15.40 Uhr geschlossen und am 27. 3. 2004 um 10. 35 Uhr wieder aufgenommen. In der Zwischenzeit finden Treffen der Herausgeber von ONOMA und der Arbeitsgruppe für Terminologie des ICOS statt.
14. Mitgliedschaft
[vgl. oben unter 7] Als verbindliche Mitgliederliste gilt die vom Schriftführer verwaltete Liste, von der die Schatzmeisterin alle drei Monate (oder gegebenenfalls in anderen Abständen) ein Update erhält.
Es wird beschlossen, von Ehrenmitgliedschaften abzusehen.
Der Schriftführer wird beauftragt, für das nächste Arbeitstreffen Vorschläge für neue Möglichkeiten der Mitgliederwerbung zu formulieren. Dabei können als möglicher Anreiz dienen: - die web-site, falls diese entsprechend aufgebaut wird. Insbesondere sollte sie einen nur für Mitglieder zugänglichen Bereich enthalten. Der Vorschlag, in diesem Bereich z.B. die online-Bibliographie anzusiedeln, wurde abgelehnt; - ONOMA; - Werbung über gezielte Verteilerlisten, wie sie bei der American Name Society üblich sind; - Bereitstellung einer vollständigen Mitgliederliste für alle Mitglieder (falls gesetzlich möglich). In diesem Zusammenhang überlegt der Vorstand die Möglichkeit der gewerbsmässigen Informationsverteilung über die web-site und der Einschliessung von Pop-Up-Mahnungen über verschiedene Themen.
Doreen Gerritzen legt den Entwurf eines Fragebogens vor, mit dessen Hilfe die Mitgliederwerbung gefördert und Meinungen und Wünsche der Mitglieder zur künftigen Außendarstellung des ICOS erhoben werden sollen. In der anschließenden Diskussion werden einige Änderungs- und Erweiterungsvorschläge gemacht. Die überarbeitete Version erscheint in Kürze im Rundbrief (zum Datum s. unten unter 15).
Der Schriftführer legt ein Arbeitspapier zu der Frage vor, wie die Mitgliedschaft anderer Verbände bei ICOS formal gestaltet werden soll. Der Vorstand stimmt darin überein, dass eine kostenlose Beitrittsmöglichkeit von Verbänden angestrebt werden muss. Beigetretene Verbände sollen die Möglichkeit bekommen, Informationen über ihre Ziele, Zusammensetzung und Aktivitäten auf die ICOS-web-site zu stellen oder dort einen Link zu ihrer eigenen web-site unterzubringen.
15. Rundbriefe
Es wird beschlossen, die Berichte über ICOS-Artbeitstreffen weiterhin dreisprachig in den Rundbriefen zu publizieren.
Es wird beschlossen, dass bei Kongressankündigungen nur der Name des Organisators und Hinweise auf die web-site der Tagung angegeben werden können.
Der 11. Rundbrief soll im Januar 2005 verschickt werden; der Arbeitsbericht über das vorliegende Treffen, der im 11. Rundbrief abgedruckt werden soll, soll bis Juli 2004 vorliegen.
16. Herausgeber-Team von ONOMA
Die Herausgeberin legt einen Bericht über das Treffen vom 26. März vor, der dem vorliegenden Bericht als Anlage C beigegeben ist.
17. Terminologische Arbeitsgruppe
Milan Harvalík legt einen Bericht über das Treffen der Arbeitsgruppe am 27. März vor, der als Anlage D dieses Berichts erscheint.
18. Nächstes Arbeitstreffen des Vorstands
Als Ort des Treffens werden Brighton oder Amsterdam, als Datum der 1.-2. April 2005 ins Auge gefasst. Ein weiteres Treffen ist unmittelbar vor Beginn des XXII. ICOS-Kongresses in Pisa geplant. [Inzwischen ist Brighton als Treffpunkt festgelegt worden, R.C.].
19. Sonstiges
Die Schatzmeisterin teilt mit, dass sie beim nächsten Arbeitstreffen ein Papier über den Ausgabenstand vorlegen wird.
Der Vorstand billigt die Zahlung an Seongsook Choi formell (s. Punkt 13).
Der Vorstand bringt Milan Harvalík seinen Dank für die ausgezeichnete Organisation des Treffens zum Ausdruck.
Das Treffen wird um 12.30 Uhr geschlossen.
Richard Coates
Schriftführer Die Anhänge sind hier nicht wiedergegeben.
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International Council of Onomastic Sciences
Procès-verbal de la réunion du bureau à l’Académie des Sciences de la République tchèque, département de langue tchèque,
Prague, 25-27 mars 2004
Présents: Pierre-Henri Billy, Dunja Brozović-Rončević, Enzo Caffarelli (sur invitation), Ana María Cano González, Richard Coates (secrétaire), Doreen Gerritzen (rédactrice en chef d’ONOMA), Albrecht Greule (vice-président), Milan Harvalík, Katharina Leibring (sur invitation), Martina Pitz (secrétaire adjointe), Grant Smith (vice-président), Karina van Dalen-Oskam (trésorière), Mats Wahlberg (président). En raisons de problèmes particuliers rencontrés lors du trajet, Martina Pitz et Albrecht Greule ne participent à la réunion respectivement qu’à partir de 14 h 40 et de 15 h.
Début de la réunion : 26 mars 2004, 10 h 12.
1. L’ordre du jour est approuvé.
2. Il n’y a pas d’excusés pour absence.
Ordre du jour matériel:
3. Groupe bibliographique de l’ICOS :
Rapport de la porte-parole du groupe, Doreen Gerritzen :
Le groupe s’est réuni le 17 octobre 2003 à Amsterdam. Lors de cette réunion de travail, la banque de données à réaliser est longuement discutée, et cet échange d’idées est poursuivi par la suite par le biais de messages électroniques ; voir pour cela le rapport joint en annexe B.
Le groupe se réunit à nouveau à Prague le 25 mars 2004, et les discussions portent essentiellement sur le mode de saisie à adopter pour la banque de données.
Le projet de bibliographie onomastique de l’ICOS a pu être intégré dans une entreprise plus ambitieuse du NWI au sein de laquelle il fait figure de projet pilote. Dans ce contexte, le système mis en place au NIWI est testé pour la première fois par huit membres du groupe bibliographique pendant une première phase d’exploration. Durant la seconde phase, le groupe des utilisateurs critiques sera élargi à 30 ou 40 personnes. Il est prévu de faire appel aux collègues onomasticiens qui s’étaient déclarés prêts à collaborer avec le projet bibliographique initialement prévu, avant que celui-ci ne soit abandonné. Ce groupe de personnes sera de nouveau contacté afin de solliciter sa collaboration. Pendant une troisième phase, la banque de données sera enfin mise à la disposition de tous les chercheurs intéressés qui seront invités à y rentrer des références bibliographiques.
Les questions suivantes doivent être discutées au sein du bureau :
Comment gérer le système de vedettes et de mots-clés, et plus particulièrement l’attribution de ces derniers aux langues officielles de l’ICOS ?
Le bureau décide que la saisie des titres bibliographiques dans la banque de données doit être obligatoirement accompagnée d’une traduction anglaise ; il est aussi recommandé de la compléter par des traductions française et allemande.
Lors du XXIIe congrès de l’ICOS, est-il prévu d’émettre un rapport d’étape ?
Le bureau décide d’accorder une séance plénière à ce projet afin de souligner son importance au sein des activités actuelles de l’ICOS.
Faut-il scanner les notices bibliographiques parues dans ONOMA jusqu’en 1991 afin de les intégrer dans la première phase du projet de banque de données ?
Le bureau approuve.
Le rapport de Doreen Gerritzen fait l’objet d’un débat intense, notamment en ce qui concerne le système de vedettes proposé par le groupe bibliographique. Diverses opinions (ou propositions) en ont émergé :
Le système de vedettes est trop complexe (PHB et divers membres du groupe bibliographique) ;
Les noms de langues doivent apparaître comme mots-clés dans le système de vedettes (PHB) ;
Il existe un déséquilibre dans le traitement de l’anthroponymie et de la toponymie (PHB) ;
Pour des raisons pragmatiques sinon scientifiques, l’onomastique littéraire devrait être considérée comme une rubrique autonome (PHB) ;
Il faudrait mettre à la disposition des utilisateurs une liste officielle et librement accessible des mots-clés, de préférence sous la forme d’un thésaurus (PHB) ;